Pengertian Pemesanan dan Pengiriman Barang.

Pengertian Pemesanan dan Pengiriman Barang.
Berjalannya sistem persediaan barang bermula saat terjadinya pemesanan barang untuk persediaan di gudang. Pemesanan barang dimulai saat supervisor melakukan pemeriksaan barang di gudang dan apabila setelah dilakukan pemeriksaan terdapat barang yang sudah habis persediaannya atau berada di bawah standar persediaan, maka supervisor menyerahkan rincian permintaan barang kepada bagian administrasi umum untuk pemesanan barang tersebut.
Kemudian bagian administrasi umum membuat surat pesanan barang yang ditujukan kepada supplier. Setelah surat pesanan barang tersebut diterima oleh supplier dan jika stok barang tersebut tersedia, maka supplier membuat surat pengiriman barang yang dilengkapi dengan faktur. Lalu supplier mengirimkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya ke bagian administrasi umum. Surat kelengkapan pengiriman barang tersebut didokumentasikan oleh bagian administrasi umum secara manual (tidak menggunakan komputer) kemudian menyerahkan barang tersebut beserta surat kelengkapannya kepada supervisor untuk didokumentasikan dan disimpan. Supervisor membuat laporan tentang pemasukkan barang kepada manajer setiap bulan. Analisa dari sistem pemesanan dan pengiriman barang ini memiliki
kelemahan sebagai berikut :
1.      Tidak adanya administrasi gudang sehingga mengakibatkan tugas dan fungsi dari supervisor menjadi tidak maksimal.
2.      Tidak adanya finance yang berakibat tidak terkontrolnya pengeluaran perusahaan dengan baik.
3.      Pendokumentasian surat kelengkapan pengiriman barang tersebut dilakukan secara manual (tidak menggunakan komputer), sehingga akan membutuhkan waktu yang lebih lama dalam proses pencarian data barang yang terdapat di gudang. Hal ini tentunya akan menghambat proses pemasukan barang serta pencatatannya.
4.      Terdapatnya suatu kekuasaan penuh atas barang tersebut oleh supervisor yang mengakibatkan tidak diperlukannya pemeriksaan dan validasi dari manajer untuk proses pemesanan barang. Dengan sistem ini sangat besar kemungkinan terdapat penyimpangan dari kekuasaan yang dimiliki oleh supervisor.
Proses Terjadinya Penjualan Barang yang Digunakan Proses berikutnya dari sistem persediaan barang adalah proses pengeluaran barang dimana pemesanan barang (spare part) oleh teknisi merupakan awal dari proses ini. Pemesanan barang oleh teknisi harus terlebih dahulu mendapatkan
Persediaan yang ada harus seimbang dengan kebutuhan, karena persediaan yang terlalu banyak akan mengakibatkan perusahaan menanggung risiko kerusakan dan biaya penyimpanan yang tinggi disamping biaya investasi yang besar serta akan menambah daftar persediaan barang death stock. Tetapi jika terjadi kekurangan persediaan akan berakibat terganggunya kelancaran dalam
kegiatan pelayanan purna jual.
Menurut Ristono (2009) persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Oleh sebab itu dirancang sistem informasi manajemen persediaan barang yang harus diadakan untuk menjamin kelancaran dalam kegiatan pelayanan purna jual, serta menetapkan jadwal pengadaan dan jumlah pemesanan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.