Sistem perhitungan fisik persediaan


Sistem perhitungan fisik persediaan
Menurut Mulyadi (2001, p553), sistem persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis perusahaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan, yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.
Ada dua macam metode pencatatan persediaan yaitu metode mutasi persediaan (perpetual inventory method) dan metode persediaan fisik (physical inventory method). Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan. Dalam metode persediaan fisik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Menurut Assauri (2004, p170-172), berdasarkan fungsinya persediaan dikelompokkan berdasarkan:
1.   Batch stock atau lot size inventory.
Batch stock adalah persediakan yang diadakan karena kita membeli atau membuat barang-barang dalam jumlah yang lebih besar daripada jumlah yang dibutuhkan saat itu.
2.   Fluctuation stock.
Fluctuation stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini, perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan tidak dapat diramalkan terlebih dahulu.
3.   Anticipation stock.
Anticipation  stock  adalah  persediaan  yang  diadakan  untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan yang meningkat.

Menurut Mulyadi (2001, p579), fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem persediaan:
1.   Panitia perhitungan fisik persediaan.
Bertanggungjawab untuk melaksanakan perhitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil perhitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan.
2.   Fungsi akuntansi.
Bertanggung jawab untuk mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil perhitungan fisik, mengalihkan kuantitas dan harga pokok persatuan yang tercantum dalam daftar hasil perhitungan fisik, mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil perhitungan fisik, melakukan penyesuaian terhadap kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan, membuat bukti memorial untuk mencatat penyesuaian data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
3.   Fungsi gudang.
Bertanggung jawab untuk melakukan penyesuaian data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil perhitungan fisik persediaan.
Menurut Mulyadi (2001, p560), sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem persediaan adalah:
1.   Prosedur pencatatan produk jadi.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini, dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening persediaan produk jadi dan dikreditkan   ke   dalam   rekening   barang   dalam   proses.   Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnaumum.
2.   Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping   prosedur   lainnya   seperti   prosedur   order   penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur pengalihan, prosedur pencatatan piutang. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.
3.   Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sisem retur penjualan. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transaksi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan  produk  jadi.  Catatan  akuntansi  yang  digunakan  adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum atau jurnal retur persediaan, jika perusahaan menggunakan jurnal khusus.
4.   Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persedian produk dalam proses.
Pencatatan persediaan produk dalam proses, umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.
5.   Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sisem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.
6.   Prosedur  pencatatan  harga  pokok  persediaan  yang  dikembalikan kepada pemasok.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sisem retur pembelian. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalikan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan.
7.   Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sisem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini, dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.
8.   Prosedur   pencatatan   tambahan   harga   pokok   persediaan   karena pengembalian barang gudang.
Dalam prosedur ini, transaksi pengembalian barang gudang mengurangi  biaya  dan  menambah  persediaan  barang  di  gudang. Jurnal yang dibuat untuk mencatat transaksi tersebut adalah jurnal umum.
9.   Sistem perhitungan fisik persediaan
Sistem perhitungan fisik persediaan umumnya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban Bagian Gudang mengenai fungsi penyimpanan, dan pertanggungjawaban Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalan catatan persediaan yang diselenggarakan, serta untuk melakukan penyesuaian terhadap catatan persediaan di Bagian Kartu Persediaan. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan, dan jurnal umum.